Weil niemand die Landschaft geplant hat – sie ist gewachsen. Jede neue Anforderung bekam ihre eigene Tabelle, jede Abteilung ihre eigene Logik. Das ist kein Missmanagement. Es ist einfach, wie Organisationen über Zeit entstehen.
Warum entsteht so viel Excel-Wildwuchs überhaupt?
Am Anfang steht fast immer eine kleine, vernünftige Entscheidung: eine Übersicht für ein einzelnes Projekt, eine Liste für ein einzelnes Team. Niemand denkt dabei an die Organisation als Ganzes – warum auch, die Liste sollte ja nur ein akutes Problem lösen. Zwei Jahre später gibt es zwölf solcher Listen, jede mit eigenen Spalten, eigener Logik, eigenem Bearbeiter. Zusammen ergeben sie kein System. Sie ergeben zwölf Inselwissen.
Was verrät die Anzahl der Listen über eine Organisation?
In einem Fall, den wir begleitet haben, liefen die Bedarfe für 22 Projektportfolios über verteilte Excel-Listen, uneinheitliche Formulare und E-Mails – ohne zentrale Übersicht, ohne einheitliche Bewertungslogik. Nicht, weil dort schlecht gearbeitet wurde. Sondern weil sich niemand je die Zeit genommen hatte, all das nebeneinanderzulegen und zu fragen: Ergibt das noch ein Bild?
Wann lohnt sich eine echte Prozessaufnahme statt eines neuen Tools?
Der Reflex ist fast immer derselbe: ein neues Tool muss her, dann wird es schon besser. Das Problem: Ein Tool bildet ab, was Sie ihm sagen. Wenn niemand weiß, wie der eigentliche Prozess aussieht, bildet das neue Tool einfach das alte Chaos digital ab, nur schöner verpackt. Eine Prozessaufnahme lohnt sich immer dann, wenn Sie eine Frage zu Ihrer eigenen Organisation nicht in einem Satz beantworten könnten – zum Beispiel: Wer entscheidet eigentlich, wenn zwei Projekte um dieselbe Ressource konkurrieren?
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einer Prozessaufnahme und einem neuen Tool?
Ein Tool bildet einen Prozess ab. Eine Prozessaufnahme klärt zuerst, wie dieser Prozess tatsächlich aussehen soll. Ohne diese Klärung digitalisiert ein neues Tool nur das bestehende Durcheinander.
Woran erkennt man, dass ein Prozess reif für eine Neugestaltung ist?
Ein zuverlässiges Zeichen: Es gibt mehrere parallele Listen oder Tabellen für dasselbe Thema, gepflegt von unterschiedlichen Personen, ohne dass jemand für alle verbindlich sagen kann, welche gerade aktuell ist.
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