Herausforderung
Ein kommunales Versorgungsunternehmen steuert seine Projektlandschaft über 22 Portfolios in fünf Ressorts – von Energie- und Mobilitätsinfrastruktur über technische Netze bis zu zentralen Unternehmensfunktionen wie IT und Immobilien. Neue Bedarfe liefen über verteilte Excel-Listen, uneinheitliche Formulare und E-Mails. Es gab keine zentrale Übersicht über eingehende Vorhaben, keine einheitliche Bewertungslogik zwischen den Portfolios, und Bedarfsträger wussten oft nicht, wo ihr Antrag gerade steht.
Mit dem neuen Projektportfolioprozess (PPZ) hatte das Unternehmen ein Reifegradmodell definiert (Bedarf, Idee, Kandidat, Genehmigung, Umsetzung). Dieses Modell musste erstmals digital abgebildet werden. Dazu kamen zwei Randbedingungen. Das Finanzsystem MC+ (IBM TM1) ist die Datendrehscheibe zu Projektsystem, Ressourcenmanagement und Data Warehouse. Das Integrationsmodul Workfront Fusion stand erst ab April 2026 zur Verfügung, der Go-Live war aber für Ende März geplant.
Ansatz
Wir haben den PPZ in Adobe Workfront als Greenfield-Implementierung aufgebaut, vom Prozessdesign bis zur Befähigung der Anwender.
Prozess und Nutzerführung: Wir haben rollenbasierte Clickpaths für Bedarfsträger und Portfoliomanager entworfen. Eine zentrale Antragsstrecke leitet jeden Antrag automatisch an den zuständigen Portfoliomanager weiter. Standardisierte Formulare erfassen die Priorisierung nach einheitlichen Kriterien: Versorgungssicherheit, gesetzliche Notwendigkeit, Wirtschaftlichkeit, Kundennutzen und Abhängigkeiten.
Rollen und Berechtigungen: Berechtigungen werden auf Portfolioebene vergeben und vererben sich nach unten. Dazu kommen rollenspezifische Layouts. Bedarfsträger arbeiten mit kostenfreien Lizenzen, kostenpflichtige Lizenzen braucht nur das Portfoliomanagement.
Architekturentscheidungen: Für die kritischen Weichen haben wir Entscheidungsvorlagen erarbeitet. Die erste betraf den Start direkt auf der „New Experience“ statt auf der auslaufenden Oberfläche. Die zweite betraf die Verknüpfung von Antrag und Projekt: Nach Kundenfeedback wurde daraus ein Hybridmodell mit klarer Übergabe der Datenhoheit vom Bedarfsträger an das Portfoliomanagement. Die dritte betraf die MC+-Schnittstelle: Wir haben ein zweistufiges Vorgehen gewählt, zuerst eine Interims-Push-Logik über MC+, danach die Orchestrierung über Fusion. So wurde der Go-Live nicht an Fusion gekoppelt, und teure Wegwerf-Middleware auf der SAP BTP entfiel.
Daten und Schnittstellen: Wir haben ein vollständiges Datenpunktmodell zwischen Workfront und MC+ erstellt, mit Quelle, führendem System, Format und Rechten je Feld. Dazu kommt ein priorisierter Automatisierungs-Backlog für Fusion.
Pilot und Rollout: Nach dem Sandbox-Setup starteten die ersten Portfoliomanager im Pilot. Im Februar 2026 folgte eine User-Demo, danach iterative Weiterentwicklung auf Basis des Feedbacks.
Enablement: Die Adminschulung umfasste 14 Themenblöcke, eine vollständige Dokumentation und eine Checkliste für das Portfolio-Setup. Für die Anwender haben wir rollenbasierte Video-Schulungen erstellt, ein Intro und sieben Module. Danach haben wir den laufenden Support übernommen.
Ergebnis
Es gibt heute eine einheitliche Antragsstrecke über alle 22 Portfolios, von der Bedarfserfassung bis zur qualifizierten Portfolioentscheidung – parallele Excel-Listen sind nicht mehr nötig. Für Bedarfsträger ist die Antragstellung geführt und über Pflichtfelder abgesichert, der Status jederzeit transparent, die Abstimmung findet direkt am Vorgang statt. Portfoliomanager haben eine zentrale Sicht auf alle Bedarfe und eine einheitliche Bewertungslogik und können ihr Portfolio eigenständig aufsetzen. Die Datengrundlage für das konzernweite Portfolio-Reporting und die Integration in die Finanzsteuerung (MC+) steht, und das Admin-Team ist befähigt, das System selbst weiterzuentwickeln.
Herausforderung
Ein kommunales Versorgungsunternehmen steuert seine Projektlandschaft über 22 Portfolios in fünf Ressorts – von Energie- und Mobilitätsinfrastruktur über technische Netze bis zu zentralen Unternehmensfunktionen wie IT und Immobilien. Neue Bedarfe liefen über verteilte Excel-Listen, uneinheitliche Formulare und E-Mails. Es gab keine zentrale Übersicht über eingehende Vorhaben, keine einheitliche Bewertungslogik zwischen den Portfolios, und Bedarfsträger wussten oft nicht, wo ihr Antrag gerade steht.
Mit dem neuen Projektportfolioprozess (PPZ) hatte das Unternehmen ein Reifegradmodell definiert (Bedarf, Idee, Kandidat, Genehmigung, Umsetzung). Dieses Modell musste erstmals digital abgebildet werden. Dazu kamen zwei Randbedingungen. Das Finanzsystem MC+ (IBM TM1) ist die Datendrehscheibe zu Projektsystem, Ressourcenmanagement und Data Warehouse. Das Integrationsmodul Workfront Fusion stand erst ab April 2026 zur Verfügung, der Go-Live war aber für Ende März geplant.
Ansatz
Wir haben den PPZ in Adobe Workfront als Greenfield-Implementierung aufgebaut, vom Prozessdesign bis zur Befähigung der Anwender.
Prozess und Nutzerführung: Wir haben rollenbasierte Clickpaths für Bedarfsträger und Portfoliomanager entworfen. Eine zentrale Antragsstrecke leitet jeden Antrag automatisch an den zuständigen Portfoliomanager weiter. Standardisierte Formulare erfassen die Priorisierung nach einheitlichen Kriterien: Versorgungssicherheit, gesetzliche Notwendigkeit, Wirtschaftlichkeit, Kundennutzen und Abhängigkeiten.
Rollen und Berechtigungen: Berechtigungen werden auf Portfolioebene vergeben und vererben sich nach unten. Dazu kommen rollenspezifische Layouts. Bedarfsträger arbeiten mit kostenfreien Lizenzen, kostenpflichtige Lizenzen braucht nur das Portfoliomanagement.
Architekturentscheidungen: Für die kritischen Weichen haben wir Entscheidungsvorlagen erarbeitet. Die erste betraf den Start direkt auf der „New Experience“ statt auf der auslaufenden Oberfläche. Die zweite betraf die Verknüpfung von Antrag und Projekt: Nach Kundenfeedback wurde daraus ein Hybridmodell mit klarer Übergabe der Datenhoheit vom Bedarfsträger an das Portfoliomanagement. Die dritte betraf die MC+-Schnittstelle: Wir haben ein zweistufiges Vorgehen gewählt, zuerst eine Interims-Push-Logik über MC+, danach die Orchestrierung über Fusion. So wurde der Go-Live nicht an Fusion gekoppelt, und teure Wegwerf-Middleware auf der SAP BTP entfiel.
Daten und Schnittstellen: Wir haben ein vollständiges Datenpunktmodell zwischen Workfront und MC+ erstellt, mit Quelle, führendem System, Format und Rechten je Feld. Dazu kommt ein priorisierter Automatisierungs-Backlog für Fusion.
Pilot und Rollout: Nach dem Sandbox-Setup starteten die ersten Portfoliomanager im Pilot. Im Februar 2026 folgte eine User-Demo, danach iterative Weiterentwicklung auf Basis des Feedbacks.
Enablement: Die Adminschulung umfasste 14 Themenblöcke, eine vollständige Dokumentation und eine Checkliste für das Portfolio-Setup. Für die Anwender haben wir rollenbasierte Video-Schulungen erstellt, ein Intro und sieben Module. Danach haben wir den laufenden Support übernommen.
Ergebnis
Es gibt heute eine einheitliche Antragsstrecke über alle 22 Portfolios, von der Bedarfserfassung bis zur qualifizierten Portfolioentscheidung – parallele Excel-Listen sind nicht mehr nötig. Für Bedarfsträger ist die Antragstellung geführt und über Pflichtfelder abgesichert, der Status jederzeit transparent, die Abstimmung findet direkt am Vorgang statt. Portfoliomanager haben eine zentrale Sicht auf alle Bedarfe und eine einheitliche Bewertungslogik und können ihr Portfolio eigenständig aufsetzen. Die Datengrundlage für das konzernweite Portfolio-Reporting und die Integration in die Finanzsteuerung (MC+) steht, und das Admin-Team ist befähigt, das System selbst weiterzuentwickeln.