Herausforderung

Ein globales MedTech-Unternehmen wollte seine Medien- und Bildinfrastruktur neu aufstellen, weil sie mit den Anforderungen globaler Kommunikation nicht mehr Schritt hielt. Die Zahl der Kanäle wuchs, Märkte erwarteten schnellere Verfügbarkeit und lokale Anpassungen, und KI-Anwendungen brauchen strukturierte, verlässliche Daten. Hinzu kamen die Anforderungen eines MedTech-Umfelds an kontrollierte Nutzungsrechte, Markenkonsistenz und nachvollziehbare Freigaben.

Die Ausgangslage war von teilweise fragmentierten Ansätzen geprägt: mehrere Ablagen, kein einheitlicher Governance-Standard, uneinheitliche Verantwortlichkeiten entlang des Asset-Lebenszyklus. Das bestehende System passte zudem nicht mehr zur Cloud- und API-Strategie des Konzerns. Es ging also nicht um die Frage „Welches Tool?“, sondern darum, wie Assets künftig global gesteuert werden, von der Anforderung bis zum Ende der Nutzung.

Ansatz

Wir haben DAM als Transformation des Operating Models behandelt und nicht als Austausch eines Speichers. Unser Leitprinzip war „Start small, design global“.

Zielbild und Governance: Wir haben einen globalen Asset-Governance-Prozess mit acht Lebenszyklusphasen entwickelt, von der Suche nach wiederverwendbaren Assets bis zum Lifecycle Management. Dazu kamen ein Rollenmodell mit fünf Prozessrollen samt Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung, drei übergreifende Asset-Kategorien sowie Standards für Briefings, Brand Compliance und Metadaten. Die fachliche Governance-Hoheit liegt bei Group Communications.

Zielarchitektur: Wir haben eine integrierte Systemlandschaft mit dem DAM als Single Source of Truth definiert. Sie ist an Workfront, Creative Cloud, PIM (über MuleSoft) und Entra ID angebunden. Direkte Integrationen dienen der kreativen Zusammenarbeit, orchestrierte Schnittstellen den Enterprise-Prozessen.

MVP-Zuschnitt: Group Communications ist der erste Anwendungsfall. Persona-, User-Journey- und Metadaten-Workshops haben den Umfang geschärft, ohne das globale Zielbild zu verbauen.

Evidenzbasierte Anbieterauswahl: Wir haben den Markt entlang von Hard Gates und fünf strategischen Säulen gescreent. Die Bewertung erfolgte mit einem gewichteten Scoring-Modell, das konfigurierbare Standardfunktionen höher bewertet als Custom Code. Statt einer Feature-Liste haben wir sechs narrative Use Cases mit Akzeptanzkriterien erarbeitet, in denen Anbieter echtes Systemverhalten zeigen müssen. Roadmap-Versprechen zählen dabei nicht. Der Bestandsanbieter wurde bewusst einbezogen, damit die Make-or-Change-Entscheidung belastbar ist.

Ergebnis

Das Unternehmen verfügt heute über eine entscheidungsfähige Grundlage für die globale DAM-Transformation. Governance-Verantwortung, Prozess, Rollen und Metadatenprinzipien sind festgelegt. Über 20 Grundsatzentscheidungen sind nachvollziehbar dokumentiert. Das Anbieterfeld wurde von 16 Lösungen auf eine Shortlist von vier Anbietern plus Bestandssystem reduziert. Diese Anbieter treten in einem vergleichbaren, szenariobasierten Pitch-Verfahren an. Eine konsolidierte Projektdokumentation dient als Basis für Implementierung und Onboarding, und eine Roadmap bis 2028 führt vom Group-Communications-MVP zum konzernweiten Rollout.